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Mit cleveren Boni motivieren und sparen zugleich

Wie Alternativen zum Barlohn überall ankommen

Ein Gastbeitrag von J. Klingler (2KS Cloud Services GmbH) und M. Ihringer (in-house Agentur)

Arbeitgeber und Medienlandschaft beschwören den Fachkräftemangel seit Jahren, sehen ihn mittlerweile gar als Bedrohung für die Konjunktur. Währenddessen spricht die Bundesanstalt für Arbeit lieber von „vereinzelten Engpässen“. Im Kern ist man sich allerdings einig: In vielen Branchen und Regionen wird es immer schwieriger, gute Mitarbeiter zu finden und zu halten. Unterstützung erhalten die Unternehmen dabei von gänzlich unerwarteter Seite – vom komplizierten deutschen Steuerrecht.

„Heute ist der Arbeitgeber die Braut, die sich hübsch machen muss für den Bewerber“, bringt der Geschäftsführer der Deutschen Gesellschaft für Lohn und Gehalt, Andreas H. Beisiegel, die Lage auf den Punkt. Für ein maßgeschneidertes Mitarbeiter-Bindungsprogramm empfehlen seine Berater innovative Vergütungssysteme, von denen Unternehmen wie Mitarbeiter gleichermaßen profitieren sollen. „Das hat überhaupt nichts Anrüchiges“, erläutert der Lohnexperte. „Ganz im Gegenteil: Es geht um die punktgenaue Anwendung des Einkommensteuergesetzes und der weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.“ Immerhin zählt das deutsche Steuerrecht zu den kompliziertesten der Welt – und wartet nicht nur mit umfassenden Vorschriften, sondern zugleich auch mit zahllosen Ausnahmen auf.

Bonus allein macht nicht glücklich

Ohne die empfohlene Steueroptimierung wird schnell das Finanzamt zum größten Nutznießer einer gezahlten Extra-Vergütung. „Man muss schon sagen, dass der bisherige Jahresbonus keine reine Freude für alle Beteiligten war“, berichtet etwa Geschäftsführer Thomas Bartmann vom Mercedes-Autohaus Bartmann in Pfungstadt. Neben einem leistungsfördernden Arbeitsklima sollte vor allem ein gestaffeltes Bonus-System zusätzliche Motivationsanreize für die gut 100 Mitarbeiter setzen. Der Erfolg blieb jedoch hinter den Erwartungen zurück: „Das Unternehmen hatte viel Aufwand mit der Abrechnung und nach allen Abzügen kam am Ende doch eine niedrigere Auszahlung heraus, als mancher sich erhofft hatte.“

Den Jahresbonus 2018 hat das Autohaus deshalb erstmals nicht mehr bar, sondern als Sachbezug ausgezahlt. „Mit moderner App und Bündelung von Durchführung und Dokumentation bei einem Cloud-Dienstleister entsteht eine zeitgemäße Transparenz“, zeigt sich Bartmann zufrieden. Was Arbeitgeber wie Mitarbeiter letztlich überzeugt hat, war aber der simple Faktencheck: Netto bleiben zwischen 25 und 40 Prozent mehr vom Bonus übrig – bei gleichem Budget für das Unternehmen. Die monatliche Kostenpauschale für die Nutzung des externen Service ist dabei bereits einkalkuliert.

Dabei sieht der Unternehmer die Vorteile nicht nur im Finanziellen: In der App ist das Autohaus-Logo hinterlegt und erinnert den Mitarbeiter bei jeder Nutzung dezent daran, wem er die Erstattung zu verdanken hat. „Nach dem schönen Abendessen schnell noch das Smartphone gezückt und an den netten Chef gedacht, der die Rechnung übernimmt – so macht Bonuszahlung Freude!

Zahlreiche Modelle zur Auswahl

Grundsätzlich können Unternehmen aus einer ganzen Bandbreite von steuer- und abgabenfreien Gehaltsbestandteilen wählen, die das Einkommensteuerrecht vorsieht. Hierzu zählen altbekannte Modelle wie Essensmarke, einfacher Sachbezug oder Jobticket ebenso wie der weniger geläufige Internetkostenzuschuss, Handykostenzuschuss oder Kita-Kostenzuschuss. Aber auch die Erholungsbeihilfe, Anmietung von Werbeflächen auf dem privaten PKW oder der „große“ Sachbezug nach §37b EstG sind möglich. So lassen sich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ganz individuell Bonus- oder Prämienzahlungen realisieren, die wirklich ankommen.

Mögliche steuer- und abgabenfreie Gehaltsbestandteile
Abbildung 1: Mögliche steuer- und abgabenfreie Gehaltsbestandteile

„Inzwischen haben wir einen ganzen Satz an möglichen Lohnbausteinen definiert und einen Fragebogen dazu entwickelt, den ich schon im Vorstellungsgespräch mit möglichen Mitarbeitern durchgehe“, berichtet Tamara Hinterkircher, Inhaberin des Mobilen Pflegedienstes am SchloßPark. Immer wieder macht sie dabei die Erfahrung, dass die alternativen Vergütungsmodelle viel zu wenig bekannt sind. „Dabei wirken sich diese gerade bei uns im Niedriglohnsektor ausgesprochen positiv aus. Eine 450-Euro-Kraft, die etwas mehr arbeiten will, wird ja sonst automatisch sozialversicherungspflichtig. Wenn sie dann noch einen anderen Job hat, landet sie am Ende in Lohnsteuerklasse VI – so macht es keinen Spaß mehr!“ Mit einem Sachbezug kann der Auszahlungsbetrag jedoch gern auch auf 550 Euro oder mehr steigen, ohne den Minijob-Bereich damit zu verlassen.

Als Ersatz für die früher eingesetzten Verzehrgutscheine hat sie vor kurzem eine Cloud-Lösung eingeführt – sehr zur Freude der Mitarbeiter. „Statt zu überlegen, wo die Gutscheine überhaupt akzeptiert werden und wie viele auf einmal, können sie nun einfach überall hingehen. Sogar der Wocheneinkauf lässt sich abrechnen.“ Die noch von einigen Pflegekräften genutzten Guthabenkarten sollen sukzessive ebenfalls durch den Cloud Service abgelöst werden. „Das Prinzip ist einfach viel motivierender“, erläutert Hinterkircher. „Wenn ich die Karte mit 40 Euro auflade, ist das Geld erst einmal weg und der Mitarbeiter muss schauen, was er davon kaufen kann. Jetzt steht der Bonus am Monatsende auf der Lohnabrechnung und kommt direkt auf seinem Bankkonto an.“

Das richtige Paket macht’s

Beim Auswählen und Kombinieren der verschiedenen Vergütungsmodelle lohnt sich immer der Blick auf den Einzelfall, wie Beisiegel betont. „Wenn ich meinen Mitarbeitern jetzt einfach Essensgutscheine ausgebe, den Firmensitz aber auf dem Land habe, wo die einzige Akzeptanzstelle sich in fünf Kilometern Entfernung befindet, erzeuge ich nichts als Unzufriedenheit“, benennt er nur einen der zahlreichen Fallstricke. Bei Abrechnung nach individuellen Belegen kann der Arbeitgeber hingegen Kosten für Essen in jedem Restaurant oder Supermarkt übernehmen. In Verbindung beispielsweise mit einem Sachkostenzuschuss, dem Jobticket und der Übernahme der privaten Handykosten für die ganzen Familie wird ein attraktives Paket daraus.

Bislang scheitern solche Modelle allerdings vielfach an den komplexen Dokumentationspflichten, die sich in der Praxis kaum umsetzen lassen. Welcher Arbeitgeber will in seiner Lohnbuchhaltung schon freiwillig tausende zusätzlicher Belege prüfen, freigeben und ablegen – oder bereits gezahlte Vorschüsse zurückfordern, wenn die Belege dann doch nicht eingereicht werden? „Wir wollen uns schließlich mit der IT-Sicherheit unserer Kunden beschäftigen und nicht die ganze Zeit irgendwelche Kassenbons auswerten müssen“, sagt auch Yannic Ambach, Head of Technology & Finance und einer der Gründer der IT-Seal GmbH. 2018 hat das junge Start-up dann eine neue Lösung eingeführt, die alle möglichen Formen abgabenoptimierter Vergütungen unterstützt und die gesamte Abwicklung in die Cloud verlagert. „Der gesamte Dokumentationsaufwand beschränkt sich nun darauf, dass der Mitarbeiter die Smartphone-App benutzt und damit seine Quittung abfotografiert. Alles andere passiert dann durch die Cloud – datenschutzkonform und GoBD-gerecht.“

Einfacher und sicherer ohne Belege

Vom Sammeln und Abrechnen von Papierbelegen rät auch die Fachanwältin für Steuerrecht und Steuerberaterin Eva Storch ausdrücklich ab. „Das geht nur drei Monate lang gut, dann fangen alle an zu schludern und wir laufen nur noch den Belegen hinterher“, lautet ihre Erfahrung. Kommt es nach Jahren zur Sozialversicherungsprüfung und es können beispielsweise nicht für jeden einzelnen Monat die abgerechneten Jobtickets vorgelegt werden, sind hohe Nachzahlungen fällig. „In den Augen des Mandanten fällt so etwas dann automatisch auf uns zurück.“

Andererseits sind die Optimierungsmöglichkeiten für Arbeitgeber erheblich und wollen genutzt werden. Dabei kennen die Mandanten oft kaum mehr als Jobticket und Essensgutscheine. „Wenn ich dann sage, wir können noch viel mehr machen als das, sind sie immer ganz glücklich.“

Um die gefundene Lohnoptimierung in der Praxis umzusetzen, empfiehlt Storch den Einsatz von trebono. Die neu auf den Markt gekommene Lösung besteht aus einer Smartphone-App, mit der die Mitarbeiter ihre Ausgabenbelege abfotografieren, und einer deutschen Cloud, in der die Belege geprüft und volle 12 Jahre lang rechtssicher archiviert werden. Die erforderliche Dokumentation für alle denkbaren Lohnmodelle vom Sachbezug bis zur Erholungsbeihilfe ist damit abgedeckt und wird laufend an die aktuelle Rechtslage angepasst. „So ist dafür gesorgt, dass die Gestaltung, die ich meinem Mandanten empfohlen habe, auch hält. Und zwar ohne den Belegen hinterherzulaufen, auch noch bei der Betriebsprüfung!“

Backend-Verarbeitung in der Cloud
Abbildung 2: Backend-Verarbeitung in der Cloud

Kontakt und weitere Informationen

2KS Cloud Services GmbH
Jörg Klingler
Bahnhofstr. 54
64375 Mühltal

+49 6151 665300
j.klingler@2kscs.de
www.2ks-cs.de


in-house Agentur
Michael Ihringer
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ihringer@in-house.de
www.in-house.de